2026年度行政部管理制度
1.1 公司环境卫生管理制度
1.1.1 总则
第一条 目的
为营造整洁、有序、健康的办公环境，保障员工身体健康与工作效率，明确办公区域卫生管理责任与行为规范，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司全体员工，各部门及员工均需严格遵守，行政部负责制度的执行、监督与落实。
第三条 管理原则
责任明确：实行 “区域包干、责任到人” 的管理模式，明确各区域环境卫生责任主体。
全员参与：倡导全体员工养成良好卫生习惯，主动维护公司环境卫生，积极参与集体卫生工作。
1.1.2 管理职责
第四条 行政部职责
（1）统筹规划公司环境卫生管理工作，定期组织全公司卫生大扫除活动，明确各部门清扫区域及标准，全体员工需积极配合，完成各自负责区域的清洁工作，对未达标的工位，将按《员工守则》第六章相关规定处罚。
（2）负责保洁人员的招聘、培训及日常管理，监督保洁工作质量。负责环境卫生设施（如垃圾桶、清洁工具、消毒用品等）的采购、配置与维护，规划并明确公司纸箱等可回收物集中堆放区域。
第五条 各部门职责
（1）各部门负责人为本部门办公区域环境卫生第一责任人，全面负责本部门管辖区域的卫生管理。督促员工养成良好卫生习惯，保持办公区域整洁，配合行政部开展环境卫生检查及大扫除工作，对检查中发现的问题及时整改；
（2）新员工入职前一天，安排专人完成新员工工位的清洁整理工作。
第六条 员工个人职责
（1）保持个人工位及附近区域无杂物（纸箱、书籍、食品等），做到办公用品摆放有序，桌面干净整洁，文件资料需分类整理放入文件筐或抽屉，个人物品妥善收纳，保持工位整洁有序。
（2）自觉维护公共区域卫生，不随地吐痰、不乱扔垃圾，不损坏环境卫生设施，将废弃纸箱等可回收物送至公司集中堆放位置。
（3）按要求对个人使用的设备进行日常清洁与维护。积极参与公司组织的卫生大扫除活动，按要求完成指定区域的清扫任务。
（4）严格遵守公司规定，不在公司内食用榴莲、螺蛳粉等气味较重的食物。
第七条 保洁人员职责
（1）严格按照清洁计划和清洁标准，完成各区域的日常清洁、消毒工作，及时清理垃圾桶、厨余垃圾，做到日产日清。
（2）妥善保管和使用清洁工具、清洁剂，做好工具的维护与保养，节约清洁用品。
（3）发现环境卫生设施损坏或区域内卫生隐患，及时向行政部汇报。
1.1.3 办公环境
第八条 办公区域禁烟管理
（1）公司公共办公区域（含工位区、走廊、茶水间、公共通道等）全面禁烟，严禁员工在上述区域吸烟或携带点燃的香烟。
（2）会议室仅允许在陪同客户的特殊情况下吸烟，吸烟前需确认客户需求，吸烟时需打开通风设备，吸烟后及时清理烟灰、烟蒂，确保会议室环境整洁无异味，非陪同客户场景一律禁止吸烟。
（3）违反禁烟规定者，按《员工守则》第六章相关规定处罚。
第九条 办公设备使用规范
（一）饮水机使用
饮水机仅用于提供饮用水，严禁任何员工利用饮水机进行洗手、淘米、清洗餐具等不文明行为，确保饮用水源清洁卫生。若发现违规使用，行政部将对当事人进行提醒教育，造成设备损坏的需承担维修或更换费用。
（二）微波炉使用
① 微波炉仅允许在非上班时间使用（具体时段可根据公司作息调整）上班时间严禁使用微波炉加热食物（加热中药等特殊需求除外）。
② 使用微波炉后需及时清理炉内污渍，保持设备清洁，避免异味产生，若因使用不当造成设备故障，由使用者承担相应责任。
（三）冷藏柜使用
① 冷藏柜主要用于存放员工便当，禁止存放带纸盒、泡沫箱的食物及其他非食品类物品，避免占用空间、滋生细菌。
② 存放于冷藏柜的物品（除便当）需张贴清晰的姓名标签，未贴标签的物品，行政部将统一进行清理，由此造成的损失由员工自行承担。
③ 员工需定期检查冷藏柜中个人物品，及时取出过期食品，行政部将定期进行冷藏柜专项清理，清理过期、无标签物品时无需提前通知。
第十条 垃圾分类与垃圾处理
（1）公司内午餐、晚餐产生的厨余垃圾，需严格按照分类要求投入专用厨余垃圾桶，严禁与其他垃圾混放。
（2）工位旁的小垃圾篓仅可投放纸屑、果皮等干性小垃圾，禁止倾倒汤水、饮料等液体，避免垃圾篓渗漏、滋生蚊虫。
（3）废纸箱、快递包装等可回收纸类物品，需集中搬运至公司后门垃圾桶附近的专门纸皮丢弃区域，严禁随意堆放在工位附近、走廊或其他公共区域。
1.2 公司会议室管理制度
1.2.1 总则
第一条 目的
为规范公司会议室（含洽谈室、培训室、会客厅等）的使用、管理与维护，保障会议活动及商务接待有序、高效开展，合理配置办公资源，延长设施使用寿命，提升公司办公整体效率与形象，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司全体员工、外来访客、及所有涉及公司会议室、会客厅使用的各类会议、培训、接待等活动。
第三条 管理原则
（1）统筹规划：会议室、会客厅实行统一预定，确保资源合理分配，避免冲突占用。
（2）优先保障：会议室优先保障公司重要会议、重大项目研讨等核心工作需求；会客厅以客户接待需求为最高优先级，优先保障对外商务洽谈、客户来访接待等场景使用。
（3）规范使用：严格遵守使用流程、维护标准，确保场地环境整洁、设施完好。
（4）灵活调配：针对会客厅使用冲突制定专项调配规则，保障核心需求落地。
1.2.2 管理职责
第四条 行政部职责
（1）统筹管理公司所有会议室及会客厅的预订、调度与冲突处理。负责场地设施设备（如桌椅、投影、智能屏、空调、照明等）的采购、安装、日常维护与维修，确保设施正常运行。制定场地清洁标准，安排保洁人员进行日常清洁、定期检查环境卫生状况。
（2）处理使用过程中的异常情况（如设施故障、环境问题等），协调相关部门及时解决；提前做好会客厅使用的统筹预警，若预判存在客户接待与内部预定冲突的可能，需提前通知预定部门做好备用方案。
第五条 各部门职责
（1）各部门负责人为本部门场地使用管理第一责任人，负责本部门会议、接待需求的统筹规划与合规使用监督。
（2）督促本部门员工严格遵守预订、使用及离场清理规定，确保场地恢复整洁；若部门已通过ERP系统预定会客厅用于内部会议，当出现客户来访需使用会客厅的情况，需无条件让出场地，配合行政部门完成场地调配，内部会议可协调至其他空闲会议室或调整会议时间。
（3）发现场地设施故障、物资短缺或环境问题时，及时向行政部反馈。
第六条 员工个人职责
（1）严格按照本制度规定预订、使用会议室及会客厅，不得擅自占用场地。遵守会客厅使用规范，不进行非工作休息行为及与工作无关的活动。
（2）规范操作场地设施设备，熟悉基本使用方法，如遇故障及时联系行政部，不得擅自拆卸、维修。
（3）保持场地环境卫生，不随地吐痰、不乱扔垃圾，不随意涂抹白板，爱护公共设施。
（4）会议或接待结束后，及时整理场地、关闭电源、关好门窗，将个人物品及垃圾全部带走，确保场地恢复使用前状态。
1.2.3 预订与使用流程
第七条 预订方式与时限
（1）预订渠道：会议室、会客厅统一通过公司ERP系统进行申请，不接受线下口头预定，支持线上实时查询占用情况。
（2）预订时效：原则上会议室的使用只接受当天的预定申请；若遇重要会议，需要提前1天及以上时间预定的，需提前与行政部门沟通确认或找预定权限更高一级的主管申请，经批准后方可预定。
（3）预订限制：会议室预定时长没有限制，但是严禁无实际需求的长时间占用，若预定后未按时使用需及时告知行政部门删除预定以免影响其他部门使用。
第八条 会议室使用规范
（1）会议组织者可在开始前10分钟到达场地，检查设施设备是否正常、物资是否齐全，如有问题及时联系行政部处理；会客厅接待客户前，需提前 30 分钟完成场地布置与清洁确认。严格按照预订时间使用场地，不得超时使用；如需临时增加时长，需现场联系行政部确认是否可行。
（2）会议期间严禁在场地内吸烟（除陪同客户外）、饮酒、食用气味较重的食物，可少量饮用瓶装水或茶水，避免食物残渣污染环境。爱护设施设备，不得随意挪动桌椅、拆卸设备部件，不得在墙面、桌椅、白板上乱涂乱画；使用白板后及时擦拭干净，物资使用后归位存放。
（3）会客厅专项使用规范：
① 以客户接待为最高优先级，内部会议预订需服从客户接待调配。
② 严禁在会客厅内进行午休、躺卧等非工作休息行为。禁止在会客厅内长时间逗留并拨打私人电话，以及开展其他与工作无关的活动（如闲聊、娱乐等），确保场地使用效率及办公环境严肃性。
③ 会议期间如遇设施故障，立即停止使用并联系行政部维修，不得强行操作。
第九条 会后场地管理
（1）会议结束后，组织者或指定人员负责清理场地：整理桌椅，确保摆放整齐，无杂物遗留；会客厅需将接待物资（如茶具、展示资料等）归位存放。关闭所有设备电源，关好门窗、锁好门。
（2）行政部对会议结束后的场地进行抽查，确认清理情况与设施关闭状态，发现未按要求清理的，将追究相关人员责任。
1.2.4 设施设备与物资管理
第十条 设施设备维护
（1）行政部定期对会议室、会客厅的日常使用情况进行监督、检查与统筹管理，定期对场地及设备进行维护保养，确保正常运行。员工使用设施设备时，需严格按照操作说明操作，如因违规操作导致损坏的，由相关责任人承担维修费用或赔偿责任，并按员工守则相关规定处罚。
（2）设施设备出现故障时，行政部及时安排维修；无法现场维修的，及时更换备用设备或协调临时解决方案。
第十一条 物资管理
（1）行政部负责场地常用物资的定期补充，会客厅额外储备接待专用物资（如茶具、纸巾、宣传资料等），员工使用物资时需按需取用，避免浪费；
（2）禁止私自挪用场地物资，一经发现，将追究相关人员责任。
1.3 公司邮寄管理制度
1.3.1 第一章 总则
第一条 目的
为规范公司公务邮寄（含展会物资、合同、礼品等）的管理流程，明确各部门及员工的邮寄责任，控制邮寄成本，保障邮寄物品的安全、及时送达，提升办公效率，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司全体员工因公务需要进行的各类邮寄行为，包括文件、书籍、礼品等的寄送与接收，私人快递收寄管理亦参照本制度相关条款执行。
第三条 管理原则
（1）公务优先：邮寄行为仅限公务用途，严禁利用公司资源寄送个人物品（特殊情况经审批除外）
（2）规范流程：所有邮寄业务需按规定提交公司ERP邮寄系统，确保可追溯。
（3）成本可控：根据邮寄物品的紧急程度、重量、价值等，选择经济合理的邮寄方式及承运商，降低费用支出。
（4）安全保障：对涉密文件、贵重物品、易碎品等特殊邮寄物品，采取专项防护措施，确保邮寄安全。
（5）效率优先：明确邮寄信息提交时限及处理流程，保障公务邮寄高效流转。
1.3.2 第二章 管理职责
第四条 行政部职责
（1）行政部负责管理公司邮寄业务，筛选并合作优质、合规的承运商（如顺丰、中通等），签订合作协议，明确服务标准、价格及权责，管理公司顺丰月结账户的使用权限。
（2）负责邮寄费用的统一结算、报销审核，处理邮寄过程中的异常问题（如丢失、损坏、延误等）。提供邮寄相关物资（如快递袋、包装箱、防震材料等）。明确公司邮寄分类标准（如合同类、备案资料类、礼品类、书籍类等），并在ERP系统中更新维护；
第五条 各部门职责
（1）严格按照本制度规定发起邮寄申请，督促员工在ERP系统按时、准确提交邮寄信息，确保邮寄信息真实、合规，对邮寄物品的合法性、安全性负责。
（2）配合行政部开展邮寄费用核对等工作，及时处理邮寄相关问题。
（3）督促本部门员工遵守私人快递管理规定，不得在工作时间处理私人邮寄事宜。
第六条 员工个人职责
（1）因公务需要邮寄物品时，需按规定于每日 16:30 前在公司ERP邮寄系统内完整、准确提交邮寄信息，包括收件人姓名、地址、联系方式、物品明细、邮寄分类（按公司规定标准选择）、邮寄方式等。
（2）对需邮寄的物品进行妥善包装，尤其是易碎品，需采取防震、防损措施，确保物品在运输过程中不受损坏。跟踪邮寄物品的物流状态，发现异常及时向部门负责人及行政部反馈。
（3）不得利用公司邮寄资源寄送个人物品，特殊情况（如紧急公务相关的个人垫付物品）需经部门负责人及行政部审批同意；上班时间内不得办理私人件邮寄业务，不得领取私人快递。
（4）若需使用公司顺丰月结账户邮寄物品，必须提前向前台报备邮寄物品的具体明细（包括物品内容、数量、用途、收件地址等），严禁未报备直接使用月结账户。
（5）需办理退货件等私人物品邮寄的，应在非工作时段将物品放置于前台指定区域，贴好取件码等相关标识，并向前台报备，确保邮寄处理不影响日常办公。
（6）前台通知领取公务快递后，应在工作时间内合理安排时间领取，确保及时处理；不得随意私自取走已打印的快递件，若因工作需要取回，需告知前台并经同意后方可领取。
第七条 前台岗位职责
（1）负责每日 16:30 前对 ERP 系统内提交的邮寄信息进行统一审核，核对信息完整性、准确性及邮寄分类合规性，审核通过后于当日完成快递面单打印及邮寄安排。
（2）对每日 16:30 之后在 ERP 系统提交的邮寄信息，不予受理当日打印及邮寄，统一顺延至下一个工作日处理；遇特殊紧急工作需加急处理的，经与申请人沟通同意后可优先安排。
（3）负责公司顺丰月结账户的日常使用审核，收到员工报备后，及时核查邮寄物品是否符合月结范围（仅限工作所需的办公物资、合同文件、展会物资、客户备案资料等），审核通过后方可安排顺丰邮寄；严禁为个人物品、非工作需要的物品办理月结邮寄。
（4）将打印完成的快递面单及对应包裹放置于指定区域，做好登记记录，确保包裹可追溯；监督员工领取流程，严禁私自取件。
（5）负责公司公务邮寄物品（含信件、包裹等）的统一接收，及时通知对应部门或员工领取，对易碎品、贵重物品，接收时需当场查验外包装是否完好，必要时开箱核对，发现损坏、短缺等情况立即拍照留存证据，并联系承运商核实处理。
（6）负责公司快递柜日常整理，定期清理快递，对于长时间无人认领且找不到收件人的快递，行政部可进行统一清理处置，处置方式包括但不限于合规销毁、分类清运等，避免占用空间。
（7）负责指定退货区域的管理，统一协调快递人员在非工作时段取件，确保退货件有序处理。
（8）配合财务部完成费用结算核对工作，发现违规使用邮寄资源或月结账户的情况，及时向行政部负责人反馈。
第八条 物流跟踪与异常处理
（1）前台对重要邮寄物品（如贵重物品、紧急公务件）进行物流跟踪，直至确认收件人签收。若出现邮寄物品丢失、损坏、延误、错寄等异常情况，及时联系承运商协商处理，涉及赔偿的按合作协议及法律法规办理；同时及时向申请部门反馈处理进展。
（2）因员工填写信息错误、未按规定报备、包装不当等个人原因导致邮寄异常的，相关责任及损失由员工个人承担；因前台审核失误、操作不当导致的，由前台人员承担相应责任，行政部负责人连带追责。
1.3.3 第三章 费用管理
（1）公司与合作承运商（含顺丰月结）采用月度统一结算方式，前台每月汇总邮寄记录，核对ERP内邮寄记录与承运商提供的结算清单（含月结账单），确认无误后提交财务部门审核支付。
（2）特殊情况下（如临时使用非合作承运商、员工垫付邮寄费用），需凭正规快递发票、快递邮寄物流信息，统一提交前台，由前台按公司费用报销流程申请报销。
2.1 差旅管理及差旅费开支标准
2.1.1 出差界定
出差指员工因公务离开工作所在地(总公司、分公司所在地)前往外地开展短期业务，长期外派不属出差范围。
2.1.2 出差手续办理
（1）员工出差须首先自行填写“出差申请表”（在前台），详细说明出差事由、计划、日程安排、同行人数等事项，由部门负责人审核后交行政部报请总经理批示后方可出差，批示后的“出差申请表”需由行政部备案并抄送财务部，出差人员可根据需要到财务部预支差旅费。
（2）部门负责人对出差要求及行程安排应进行严格审核。
（3）员工出差一周以上需提前三天申请，其余需提前一天申请，同时务必将出差事项、计划及日程安排以传真方式通知所去单位。如出差在外因工作要求须临时增加出差天数或者增加人数则须以电话向部门负责人申请，事后补办相关手续。
（4）出差人回来之后须填写“出差小结”，写清同行人员、日期、事项等（且必须与出差申请相吻合），另需上交相关名片等客户资料到行政部备案，备齐所有票据及出差小结上交给财务部审核、总经理批示后方可报销相关差旅费用。
2.1.3 票务及酒店预定及报销原则
（1）员工出差的机票、车票、入住酒店需由行政部统一负责预订，且在出差申请表上该项注明，如个人预定超标部份将自行负担。
（2）员工出差的机票、车票、入住酒店由行政部负责预订的，超标部分由行政部经办人自行承担；特殊情况，员工出差的机票、车票、入住酒店由出差人员自行负责预订的，超标部分由出差人自行承担。
2.1.4 补贴标准
员工出差的交通费、住宿费和出差补贴（包括市内交通费、伙食费【仅补中餐】）开支标准 ：
级别/标准 |
火车 |
轮船 |
飞机 |
其他交通工具 |
一般地区 |
省会城市（宁波、温州等消费相对较高城市） |
特区（北京、广州、上海、深圳、） |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
住宿费限额（天） |
市内交通限额（天） |
伙食补助费（天） |
住宿费限额（天） |
市内交通限额（天） |
伙食补助费（天） |
住宿费限额（天） |
市内交通限额（天） |
伙食补助费（天） |
|||||
总（副）经理、总监A |
硬席车 动车(D) |
三等舱 |
普通舱位 |
按实报销 |
260 |
据实报 |
40 |
360 |
据实报 |
45 |
500 |
据实报 |
55 |
其他人员B |
硬席车 动车(D) |
三等舱 |
普通舱位 |
按实报销 |
220 |
18 |
40 |
320 |
25 |
45 |
450 |
30 |
55 |
单位：元/天/人
（1）“其他交通工具”及“市内交通费”不包括出租车。A档允许根据具体出差原因，申请据实报销（但须事先与行政部说明原因）。
（2）住宿标准实行一事一房一报销原则，各部门多人一起出差时可共住一房的，按一房标准报销，不得按每人一房标准报销，（三人出差时，在二人标间加床的情况，另加住宿费的50%额度）；
（3）交通费开支办法：
① 出差乘坐交通工具，其费用开支标准按本上述标准执行，超过规定标准时，超出部分费用全部自理，不予报销。
② 取消：一类城市（北京、上海、广州、深圳）可以坐动车（D、Z开头）的规定；即：所有车次均可购买，但以动车（D字头）优先；出差人员乘坐飞机要从严控制，出差路途较远（火车超过20小时）或出差任务紧急而必须乘坐飞机的，须提前申请。因出差往返机场的，原则上乘机场专线车，特殊情况需乘出租车的，须事先请示，事后签批方可。乘坐飞机到未经总经理批准乘坐飞机的，按出差直线车、船费报销，多开支的部分由个人自理。火车票按二等座报销。
③ 乘坐火车连续乘车时间超过12小时的可购硬卧票，特殊情况如：晚十时出发或次日晨十时抵达，在车上过夜超过6小时的，经上级主管同意也可购硬卧票。如果达到可购硬卧票标准的出差人员，若购硬座票，可按硬座票票价的20％进行补贴。
④ 出差期间，原则上应乘坐公交车辆，确实因特殊原因(如与客户同行的或有重物的情况下)，经事先请示，可乘坐出租车；报销时需注明具体原因,经批准后予以报销。 打的票一律在背面注明出发地-抵达地。
⑤ 打的票一律在背面注明出发地-抵达地。
2.1.5 出差补贴（包括市内交通费、伙食费）开支办法
（1）出差的伙食补助费，不分途中和住勤，每人每天补助标准按上述标准执行（按在特殊地区的实际住宿天数计发伙食补助费，在途期间按一般地区标准计发伙食补助费）。如有其它业务人员协助业务需同行的情况下，公司不承担该岗位性质人员的伙食补助费。
（2）如果达到可购硬卧票标准的出差人员，若购硬座票，可按硬座票票价的20％进行补贴。
（3）具体时间以火车出发/到达时间为准：
① 出发：上午12：00点以前离杭，按一天计算伙食补助费，下午12：00后晚上20：00点之前离杭，按半天计算伙食补助费。
② 返程：上午9点-下午14点到杭，按半天计算伙食补助费，下午14点以后到杭，按一天计算伙食补助费。
③ 夜间补贴：夜间19：00-次日7：00乘坐交通工具，4小时（含4小时）以内的不享受夜间补贴， 4--8小时可享受半天夜间补贴20元，8小时以上可享受一天夜间补贴40元。
（4）自驾车出差人员不实行上面交通费补贴制度，按自驾车补助：根据2015年油价，自驾车补助由原来的1.35元/公里调至1.2元/公里；自2018年起，补助费用根据国家油价市场执行季度一调；
（5）上门营销模式出差人员报销由各网站主管根据实际情况核定，制度按上门营销模式出差补充条款实行。
（6）特殊情况确须乘坐出租车汽车的，经事先申请，获准后方可报销，否则一律自负；特殊情况具体包括：
① 随身携带大笔现金（人民币一万元以上）；
② 工作出差早出晚归（通常指早上6：00之前出发、晚上21点之后到站）且办事地至居住地的公交线已停运；
③ 携带10公斤以上物品出行；
④ 公司安排的重要客户陪同等；
⑤ 相对较高城市：宁波、温州、青岛、泉州、东莞、厦门等。
（7）车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起讫地点、时间、票价等）并由审批领导签字证实，按80%给予报销。
（8）为了更好的做好公司参展人员的福利工作，参加杭州会展的餐补按30元/人*天进行补贴；参会人员持发票走报销流程；
（9）非市场部人员应网站要求配合出差，因客观原因引起的额外费用（交通费、住宿费、餐饮费等相关差旅费）由网站承担。
（10）在监督检查过程中，如发现加班人员所提交的加班时间不符合规定的，一经核实取消加班补偿。
2.1.6 上门销售出差规定
本规定适用于电销人员上门销售的规定，大客户经理不包括在内。
（1）销售人员上门销售费用包括客户上门来我们公司的接待费用。
（2）销售人员上门销售产生的费用包括：交通费（含自驾车）、住宿费、请客吃饭招待费、非回扣性质的礼品费等；地区产业集群开拓方式，与协会、政府、专家等合作工作中产生的费用不纳入销售人员差旅费。
（3）上级主管或其他部门人员陪同销售人员去谈业务的产生的费用，也应计算在该销售人员上；
（4）销售人员随同网站去地区开展会议营销，负责该地区销售的业务员发生的差旅费用也应自理。
（5）销售人员上门销售产生的费用，单独核算到该业务员，部门汇总报销费用时，须列清单，注明每位业务员上门销售应承担的费用金额；
（6）一般销售人员上门销售产生的业务提成方式与电销提成标准统一；大客户经理另外核算。
2.1.7 地区产业集群开拓出差规定
（1）销售人员上门销售产生的业绩，需暂扣5%作为业务费用基金，作为销售人员差旅费等用途；
（2）每年年终统一结算，如本年度该销售人员业务费用基金没有花完，则多余部分仍然奖励给业务员；如实际业务费用超过该销售人员预留基金，则超支部分公司与业务员各承担50%；
（3）业务员承担部分以不超过其上门业务总提成为上限，如业务员中途离职，离职时结算。
2.1.8 偶尔性出差销售模式
（1）没签约的，给予报销50%，销售个人承担50%；
（2）签约成交的，报销上限是合同金额的2%，如果按合同金额的2%计算，还不到实际费用的50%，则按实际费用的50%报销，超过部分由销售个人承担。说明：
① 拜访新客户的情况下，按出差的客户核算费用，如果本次去没签下来，可按未签约规定先报50%，之后如果在6个月内签约并交付预付款，可再在上限内报余下费用。拜访老客户以自然年一年内服务金额的2%为标准。
② 为了提倡节约，就算总额没超上限，每项费用仍然需严格控制，住宿标准、交通费标准、招待费标准参照财务部关于《差旅费报销制度》《招待费制度》的规定。但单趟打车费不得超过25元（单趟：指从车站机场或住宿地去往拜访企业，或从拜访企业回来，或从拜访A企业到拜访B企业）。
2.2 自驾车出差管理制度
2.2.1 出差范围
公司从节约成本及安全层面考虑，原则上不允许自驾车出差，特殊情况确实需要，须经公司主管总监（目前以陈总、方总监、邴总监）领导审批方可。特殊情况一般指同时满足1-2点要求：
① 浙江范围内或自驾车出差范围不超过500公里；
② 涉及的业务为：展会、会议营销、上门开拓区域市场等业务（类似机床商务网）；
注意：一般拜访客户自驾车情况，视普通公共交通(市区范围按公交车、铁轨方式；周边城市按快客大巴车或普通列车方式）形式范围报销，超出部分费用一律自负；
2.2.2 自驾私家车费用的报销标准(参考如下)
（1）出差过路过桥费凭原始票据实报实销；
（2）油耗和车辆维护费计算方法如下：
① 油耗：普通员工7升/百公里，标号92#；主管9升/百公里，标号92#；
② 车辆维护费：普通员工10万RMB/30万公里，即0.3元/公里；主管 15万RMB/30万公里，即0.5元/公里；另额外补助0.20元/公里。
③ 用车时，以实际公里数为计算依据，报销时填写起止地点及公里数，按《车辆使用报销单》格式填写。
④ 所有维修费及事故处理费用公司不再承担。
⑤ 本市区用车给予油耗补助加额外补助。（可根据实时油价进行补助）
为了简化报销流程，同时根据油价市场变动情况， 2018年公司统一实行报销每公里为：1.31元。（根据国家油价市场，每季度进行一调整）
注： 此补助是对车辆油费、折旧损耗费及保险进行综合补贴，对驾驶者在出差过程中发生的交通安全、道路违章（单指道路临时停车违章、路况不熟悉引起的单行线违章按公司承担50%，个人承担50%）、超速与闯红灯违章、盗抢及其它方面的费用不再给予报销，产生的相关责任与本公司无关；
（3）里程数计算要求：按行政核定的里程数计算。
① 出差人员从家里出发的，里程数从家里出发时开始起算；从公司出发的就从公司出发时开始起算；出差回来也一样，按回到公司或回到家里终止。
② 出差前或出差回来，用手机在钉钉APP公司群签到处将公里数拍照上传；
③ 其它还是按原出差差旅费制度限额标准内报销。
2.2.3 具体报销办法
（1）出差前按规定填写《员工出差申请表》，并在该表中“申请出差事由、目的”栏中注明“自驾”字样，并报请所在部门负责人及分管公司领导总监（方总监、陈总）审批同意后方可办理；
（2）报销时请在《差旅费报销单》上的“起讫地点”栏目中注明“自驾”字样，同时注明起止的具体地点，报销金额按出车综合补助款报销（计算公式：出车综合补助=定额单价*经核准后的行驶里程数），该票据可用交通费、差旅费、办公用品、住宿费等发票替代，如用油费发票替代，此发票名称必须开公司名称方可报销（但油费发票须在财务控制范围内报销），在“车船费”栏目中填列路桥费、停车费，在“其他”栏目中填列油费（指出车综合补助报销的金额）。
2.2.4 其它注意事项：
（1）公司要求办理所驾私家车均购买全保，不得无证无照驾驶，更不得酒后或违章驾驶；不按规定，后果一切自负，出差前须到行政部签订相关保证责任书；
（2）其它方面：出差误餐补助、住宿、期间交通费等标准、出差前申请及出差后汇报制度等均按公司相关规定严格执行。
（3）为提高办事效率，行政管理人员因公办事确须自驾车的，事前同样须经公司主管总监（目前以陈总、陈总监、方总监）领导审批，可以根据实际情况给予报销燃油费和停车费，燃油费具体按大概的公里数计算，每公里1元，停车费按实际报销，任何违章一律不得报销。
2.3 出差高温补贴规定
2.3.1 适用范围
每年6月-9月期间出差的所有员工。注：前往市内、萧山、余杭、富阳这些地方出差的，不享有高温补贴。
2.3.2 补贴标准
按出差天数发放高温补贴，出差天数参考财务补贴出差的餐补制度，即：
（1）出发：上午12:00以前离杭按一天计；下午12:00-20:00离杭按半天计；
（2）返程：上午9:00-14:00到杭按半天计；下午14:00以后到杭按1天计；
（3）以车票出发/到达时间为准；
2.3.3 计算方法
300元/月工作日*实际出差天数（半天为最小计算单位）；（补贴标准根据每年政府规定的金额适时调整）
为规范公司设备的管理，确保公司信息资产的安全、稳定、高效运行，提高工作效率，保障公司业务正常开展，特制定本制度。本制度适用于公司所有设备。
3.1 计算机设备及周边产品使用规范
3.1.1 总则
3.1.1.1 适用范围
本制度适用于公司所有员工，包括但不限于正式员工、实习生、临时工作人员及访客等所有使用公司电脑及网络资源的个人。
3.1.1.2 管理职责
（1）IT部门：负责公司电脑设备的采购、安装、维护、维修、报废等全生命周期管理；负责公司内部网络与信息安全管理；负责本制度的执行与监督。
（2）各部门负责人：负责监督本部门员工遵守本制度，并对因下属员工违规造成的损失承担管理责任。
（3）全体员工：有责任和义务熟悉并严格遵守本制度，妥善使用和保管分配给自己的电脑设备。
3.1.2 设备分类
3.1.2.1 电脑设备
（1）台式兼容主机：使用部门为新闻部、设计部、美工、市场部编辑；
（2）台式品牌机：使用部门为大行政、技术部研发、美工、优化、项目部、市场部销售及客服；
（3）笔记本电脑：使用部门为总裁、CEO、主管、组长等特殊求岗位、公共部门借用。
3.1.2.2 电脑配件
（1）主机配件：主板、内存、CPU、显卡、电源、机箱、
（2）相关配件：显示器、键盘、鼠标、主机挂架、显示器支架；
3.1.2.3 电脑相关设备
（1）外联设备：投影仪、显示大屏、打印机、碎纸机、慧营销话务盒子、耳麦、电脑扩展坞、usb硬盘、U盾、加密狗、U盘。
（2）网络设备：交换机、路由器、网线、桥架等。
3.1.2.4 设备耗材类
（1）电脑耗材：鼠标垫、鼠标电池、清洁用品、保护罩、电脑线材；
（2）打印机耗材：鼓粉、硒鼓、色带、打印机针头等其他配件
（3）其它耗材：DVD、CD光盘
3.1.3 电脑设备的申领
3.1.3.1 设备申请
（1）员工领用电脑设备（包括主机、显示器、键盘、鼠标、耳机等）需填写《电脑设备领用表》，由部门主管签字确认后，提交给IT部分并领用设备。
（2）新员工入职前，人事部在ERP中录入员工姓名部门工位位置并分配ERP库中相应电脑，IT部接到次日员工入职信息后，与该部门主管确认后准备电脑及相应设备。新员工报到后，在人事部办理入职手续时一并办理电脑设备领用手续，并由IT部门部署员工电脑，确认能正常使用后通知人事部设备部署到位。
（3）部门普通员工使用普通电脑因设备性能不够的，主管级或特别需求的员工使用笔记本电脑的，由IT部确认电脑使用状况，并口头提出解决方案（更换电脑或升级电脑配件以提升性能）。由员工填写部门协调单申请，经上级部门确认，最终由部门总监签字确认后提交IT部门，由IT部实施处理。（初步费用超过2千元的需提交公司总监签字确认）
（4）电脑因故障，IT部门无法进行维修，需要对设备进行送修或者采购配件进行维修的，初步预估费用并通知设备使用人，填写部门协调单，实施处理。
3.1.3.2 无需办理设备申请的情况：
（1）普通员工办公电脑正常使用主机故障，暂时无法修复的，需在IT部门做好登记后实施跟换。
（2）设备故障无法在30分钟内维修完成的，由IT部门提供备用机，待维修检测完成后，换回设备。
（3）电脑外设鼠标、键盘、耳机、耳机套等日常耗材，可直接到IT部进行测试后处理。
3.1.3.3 设备领用
（1）员工在领用电脑设备时，需与IT部门共同检查设备情况，并核对签署《电脑设备领用详单》，明确设备使用责任。
（2）电脑设备（包括主机、显示器、键盘、鼠标等）的配件编号需与登记表一致，员工不得自行更换或拆卸。
3.1.3.4 设备归还
（1）员工离职、调岗或因其他原因不再需要使用公司电脑时，须到IT部门办理设备归还手续。IT部门将检查设备完好性，方可办理离职或调岗手续。
（2）员工离职或病产假超过3个月的不使用公司电脑时，需备份交接好相关资料与资料交接人交接，（不得存储在本电脑内），特殊情况产假员工可委托部门同事办理电脑设备相关手续。
（3）由IT部门签字并收回主机。键盘、鼠标等电脑附件由IT部门封存在设备封存袋中并摆放在空余工位上，任何人不得拆卸。
（4）特殊情况或特殊岗位（不包括产假），确实需要保存资料的，IT部门会保留资料硬盘1-3周时间以供查询使用。
3.1.3 日常使用规范
3.1.3.1 使用权限
（1）员工不得擅自卸载公司杀毒软件。工作所需禁用软件需向IT部门提出申请，由IT部门处理。
（2）严禁私自安装未经授权的软件，特别是P2P下载、网络游戏、黑客工具等，以防病毒和木马入侵。
（3）不得把公司电脑内所使用的软件共享给他人以免产生版权纠纷。
3.1.3.2 密码安全
（1）所有电脑必须设置开机密码和屏幕保护密码，且密码长度不得少于8位，需包含字母、数字和特殊字符。
（2）密码必须严格保密，不得告知他人或记录在明显位置。建议每90天更换一次密码。
（3）严禁使用“记住密码”功能登录涉及公司核心数据的业务系统。
3.1.3.3 数据安全
员工应将所有工作相关文件保存在公司指定的网络驱动器或云盘上，重要数据仅存放在本地电脑硬盘中的同时需在云盘中存储备份。
3.1.3.4 上网行为规范
（1）公司网络仅供工作、学习使用。禁止在工作时间浏览与工作无关的网站（如娱乐、购物、股票、色情、暴力等）。
（2）严禁使用公司网络进行任何违法活动或散布不当言论。
（3）IT部门有权对网络流量进行监控和记录，并对异常行为进行审查。
3.1.3.5 外设与软件管理
（1）未经IT或部门许可，员工不得私自安装和使用外部设备，如U盘、移动硬盘、无线网卡等。如需使用，必须经过病毒扫描。
（2）严禁安装盗版软件，公司尊重并遵守软件版权法律法规。
（3）主机USB仅限连接鼠标、键盘、有线网卡及经过许可的U盘、移动硬盘。不得使用带有充电功能或取电功能的设备（如手机、迷你风扇、充电宝等）
（4）打印室碎纸后 需关闭碎纸机。
3.1.3.6 打印机使用
（1）打印机扫描文件完毕后，需关闭打印室显示器 (网管)。
（2）为方便员工处理私人资料，公司允许员工在非工作时间使用打印室打印机打印私人资料，打印私人文件需付费0.1元/张，通过微信扫描公司微信收款账号完成缴费。工作时间内严禁使用公司打印机处理私人打印业务。
3.1.4 维护与支持
3.1.4.1 日常维护
（1）员工应保持电脑设备的清洁卫生，做好防尘、防水、防摔等工作。下班后应正常关闭电脑和显示器总电源。
（2）使用便携设备（笔记本电脑、平板电脑及公司手机）下班不带回家的，必须将设备锁至抽屉中，不得摆放在工位桌面上。以免遗失或意外破损。
（3）台式办公电脑需按电脑上标签提示情况摆放，不得竖立。
3.1.4.2 故障报修及处理
（1）电脑出现软硬件故障时，QQ联系IT部门，如不需要上门的，说明电脑、电脑故障情况，IT部门远程协助处理，需要上门的确认工位及姓名，电脑故障情况等待上门即可。
（2）电脑及外设发生意外情况（如进水、短路）立即断电并联系IT部门说明情况并配合处理。
3.1.4.3 设备采购与报废
（1）设备采购需多家供应商仔细并建立表格确认型号、配置、价格及其他情况，供应商需京东、天猫及其他供应商，供应商补得少于3家，超过1万元的采购额度需供应商大于4家，经总监及董事长确认后方可安排采购。
（2）设备采购在相同的价格下，带专票的优先采购，如无特殊情况，超过1万元的必须有专票。
（3）公司设备老旧及故障后需要报废的，需申报总经办报确认，再行安排报废处理。
（4）设备报废原则上位拆件维修，有同型号的安排拆件待用，无同型号的才可安排报废处理。
（5）公司设备报废主机等设备处理时，优先安排本公司员工采购，遵循首次采购优先，但同一部门，同一员工原则上2年内不得再次采购，且采购的设备建议自用，不可转手倒卖。
3.1.4.4 软件更新与病毒防护
（1）IT部门会统一部署和更新防病毒软件，员工不得关闭、禁用或修改其设置。
（2）操作系统和重要软件的补丁由IT部门统一推送，员工须按要求及时重启电脑完成更新。
3.1.5 信息安全与保密
3.1.5.1 保密义务
员工应对其使用电脑所接触到的公司一切商业秘密和技术秘密承担保密义务，该义务不因员工离职而终止。
3.1.5.2 禁止行为
（1）严禁私自将公司电脑设备带出公司。如因工作需要，须报部门主管审批，与IT部门确认后方可带出，并承担保管责任。（大件易碎物品无妥善包装不得带出公司）
（2）严禁通过任何方式（如邮件、即时通讯、U盘等）将公司内部资料泄露给无关人员。
（3）严禁破解、绕过公司设置的任何安全策略和访问控制。
（4）来访人员需使用电脑需要使用网络的，由行政部借用4G上网设备给与上网，，无电脑且需要的，可借用公司行政部公用电脑、4G上网卡使用。 严禁使用本公司网络。
（5）电脑主机USB仅限连接鼠标、键盘、有线网卡及经过许可的U盘、移动硬盘。不得使用带有充电功能或取电功能的设备（如手机、迷你风扇、充电宝等）
（6）更电脑换外设仅限自行使用的设备，不得代他人更换设备。
（7）键盘、鼠标等电脑附件由IT部门封存在设备封存袋中并摆放在该部门空余工位上，任何人不得拆卸，如拆卸按则全新价格赔偿。
3.2 空调管理制度
为了加强公司空调使用管理，本着正确使用、安全管理，节约能耗的原则，行政部根据季节气温变化，对空调机的开启、使用、管理特制定本制度。
3.2.1 空调的启用时间和温度
1、空调开启温度和设置温度：夏天室内温度高于28℃（或天气预报室外最高温度≥33度），可开启冷空调；冬天室内温度低于15℃时（或天气预报室外最高温度≤10度），可开启热空调。夏季室内空调温度设置不得低于23摄氏度，冬季室内空调温度设置不得高于23摄氏度。空调开启后，请自动关闭门窗。
2、空调开关时间：工作日8：00-18：00，各部门视人员到位情况开启或关闭空调。如有部门要在非规定时间内使用空调的，请部门主管填写《工作便协单》，写明负责人名字，以便于行政部不定期检查时核对。
3、严格按照操作规程开启。严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用；如由此引起不良后果，使用人则要承担相应责任。
3.2.2 空调的使用与责任管理
1、由于空调分布在办公室的周边部分，行政部采用就近管理原则，由就近部门主管安排人员开关空调，并将日常负责人的名单上报行政部，行政部进行登记，同时行政部对开关空调情况进行定期、不定期的检查，并做相应登记。
2、部门空调负责人要对本区域内的空调做到人走机关，如在人员走完的情况下没有关闭空调的，一经查出，将对该区域最后离开的人员进行相应处罚。
3、有独立办公室的空调使用，由办公室内人员进行负责开关，会议室的空调，本着谁使用，谁管理的原则，加强责任管理。
4、如因空调开启使用不当，造成空调损坏或不能正常运行的，要追究相关负责人的责任。空调开关尽量使用遥控器，并对其妥善保管，如造成丢失或损坏的，要照价赔偿。
5、当空调出现故障时，就近部门空调负责人及时向行政部报修，由行政部联系物业或相关维修人员进行检查，如查出是人为原因损坏的，要照价赔偿；如是质量原因，由行政部联系厂家上门维修。
3.3 新闻部摄像摄影机及相关器材管理
3.3.1 设备器材保养
1、摄像摄影器材专人负责、专人使用；未经部门主管授权，器材不得另借他人、不得因私借用。
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器材名称 |
使用场景 |
器材使用人 |
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FS5-1号机 |
①展会采访录播视频；②要求不高的展会花絮（只能固定机位拍摄）；③会议直播； |
由部门主管指定 |
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A7M3搭配稳定器 |
①逛展直播；②展会短视频拍摄；③展会花絮拍摄；④日常短视频拍摄 |
由部门主管指定 |
（目前FS5摄像机用到的概率逐步降低，展会拍摄以A7M3为主，如遇到展会撞期收费的情况，范俊挺携带自己的A7M4器材）
2、做好器材的日常养护工作，不得私自拆卸保修标签，不得拆卸镜头、机身等器材。各类器材不得有缺失、异常、表面及器材内部不得有灰尘、指纹及破损，如器材或器材标签出现破损、失效及缺失的，应及时告知部门主管并提交书面情况说明。
3、各类附件及线材必须单独规范整理，不得多根线缆折叠互相缠绕。
4、电池必须满电，在器材不使用的时候及时取出电池，不使用时，需每4周对电池充电检查1次，使用锂电池时须跟进使用情况，如充满电的情况下，电池续航力不足70%须对电池做好标记并向主管提出申请进行更换。
5、含有紧固螺丝的三脚架必须使用随机工具，及时紧固，所有三脚架上的快装板必须齐全，不得缺少（包括外带过程）。
6、器材有损坏的，器材负责人在告知部门主管后，在5个工作日内将器材损坏的情况说明提交给行政部，由行政部判断处理、维修；未报告、未在规定期限内提交书面报告的按个人原因导致器材损坏处理。
7、如遇活动高峰期，在高峰期活动结束之后，安排专人对所有的器材进行清点和检查，如遇问题，即使报告给行政部。（如果可以的话，我们也希望高峰期结束，和行政部协商时间共通对器材进行清点、检查）
3.3.2 设备器材领用
1、部门器材外借，必须提前1-2天填写好《器材领用登记表》，明确器材使用负责人；
2、《器材领用登记表》填写后必须交部门主管签字后提交给器材管理负责人；
3、器材负责人必须进行专门培训或指导，并负责在外借过程中的器材保管工作，如在借用过程中，因个人原因造成遗失的，将承担相应责任；
3.3.3 设备使用规范
1、设备每次使用前，必须与设备器材清单进行核对并签字确认，核对过程中发现有破损的必须立即告知行政部，不得事后补签、补报；确认书须在使用前提交行政部，不得事后补填。
2、设备器材在外带过程中须轻拿轻放，注意设备器材安全，设备器材必须放置在专用的保管箱中，私人物品不得放入。相机、摄像机不得放入行李箱内，出行过程中，相机必须背在身上，不得放在行李箱上，以免到路不平等不可抗力因素导致设备器材出现磕碰。
3、乘坐飞机、高铁、汽车等交通工具时，电池、摄像机、相机等配套设备器材必须随身携带，三脚架、小蜜蜂等离身物品必须放在硬壳类的箱体内运输。
4、如设备器材使用过程中出现故障，须及时做好视频、照片记录，事后对故障发生的时间、活动名称、地点、使用情况、在场人员做好记录，反馈给部门主管及行政部。
5、设备器材必须由主管确认授权后，方可另借他人使用，必须确保借用人能够正确使用，需要细读设备器材使用说明书，不得违反说明书上的提醒、提示进行违规操作。
6、如发现未经主管授权而私自将设备器材给他人使用的，应立即制止操作，如因故导致设备器材损坏的，设备器材负责人及使用人须承担相应责任。
7、设备器材返回公司后，对照设备器材清单进行清点并对设备器材进行保养维护以便下次使用。
8、如遇大型活动，需要携带大量设备器材的情况下，必须携带设备器材出库清单，每天拍摄完毕，需核对设备器材情况，并做好对应的记录；
9、设备器材维护后统一入库存放，不得随意放置在工位旁，由专人负责出入库，做好出入库的使用登记情况；
10、涉及到上网设备器材的费用必须登记在册做到实时了解，确保外出时费用充足，不会因为欠费导致断网。
11、行政部每个季度对所有设备器材进行一次全面详细的检查，设备器材负责人做好配合工作，如因出差而不能及时检查的，回来后第一时间告知行政部进行检查。
12、设备及配件在更换新品的同时，旧的由行政部统一回收处理。
4.1 总则
4.1.1 目的
为了规范公司采购流程，提高采购效率，有效控制成本，同时保障各部门办公需求，结合公司实际运营情况，特制定本制度。
本制度适用于公司办公用品、办公设备、印刷品、礼品等的采购、入库保管、领用等环节（设备管理制度有明确规定的，优先参考设备管理制度相关规定）；行政部为采购管理的统筹部门，负责流程管控、供应商管理及库存维护；各需求部门需准确提报需求并参与验收；财务部负责预算审核、资金支付及成本监督。
4.1.2 采购管理职责
1、办公用品、办公家具由行政办集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理。
2、行政专员具体负责办公用品的采购和日常管理。
3、行政部主管负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购。
4、财务主管负责对办公用品采购价格进行审计，并定期审核办公用品台账。
5、公司总经理负责对行政部的办公用品采购和管理进行监督，发现问题应及时纠偏。
4.2 采购物品分类
4.2.1 办公用品
圆珠笔、签字笔、铅笔、笔芯、笔记本、帐本、记事本、办公用纸、便签、固体胶、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥、订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、计算器、普通电池、胶带纸、纸杯、纸币、大小垃圾袋、垃圾桶、拖把、抹布、洗手液等。
4.2.2 办公家具
办公椅、办公桌、会议桌、文件柜、档案柜、保险柜、沙发、茶几、货架、登高梯、推车等
4.2.3 家电设备
空调、饮水机、吸尘器、电风扇、微波炉、电冰箱等
4.2.4 计算机数码设备及相关设备
计算机数码设备：电脑、服务器、交换机、路由器、打印机、碎纸机、考勤机、门禁系统、点钞机、投影仪、显示屏、摄像机、相机等
相关设备-配件类：墨盒、硒鼓、色带、光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、网线、数码设备用电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、控制器、CPU、硬盘、内存条显卡、电源等相关备用件、更换附件。
相关设备-安全设备：监控摄像头、监控主机、监控屏、监控用其他附件
相关设备-维修工具：硬盘数据拷贝机、硬盘专用数据读设备、USB转换串口设备，usb检测设备、网络检查检测设备、电路检查设备、五金工具、五金配件。
4.2.5 部门专用物品
（一）市场部
名片、名录、网站宣传册、网站宣传单页、奖牌、展布、易拉宝、KT板、写真、展会用礼品、促销礼品等
（二）技术部
服务器、服务器配件、防火墙、杀毒软件、云服务器、代理IP、机房机柜、机房带宽等
（三）优化部
百家号、博客园、Semrush Busines、发布平台收费帐号、优化工具等
（四）设计部
设计软件、图片素材、视频素材、千库网等
（五）新闻部、编辑部
（1）软件会员：千图网、百度网盘、腾讯会议、WPS等
（2）推流费用：dou+推流、视频号推流、公众号平台阅读量推流等
（3）手机及话费：编辑部专用手机
（4）流量费+流量卡：会展现场的直播或传视频需要用到的流量费用
（5）账号年审认证费用：小程序年审、公众号/服务号年审、抖音/小红书/视频号年/企业微信年审
4.2.6 过节礼品
员工生日蛋糕、端午节、中秋节、春节福利礼品、工会福利等。
4.3 采购物品流程
4.3.1 采购申请及审批
（一）请购流程及权限
（1）办公用品的采购由行政部根据公司实际使用情况，结合市场价格行情变动，统一安排采购计划，确保一定时间段内公司办公需求。由行政采购专员提交《采购申请单》，上级主管签字后实施采购，采购申请单的采购金额在500元以内，由行政主管签字；超过500元的，还需总经理签字；超过5000元的，需董事长签字。
（2）办公家具的采购申请：各部门根据本部门的办公需要，口头向行政部提出采购需求，行政部经过评估后确实需要采购的，由行政部填写《采购申请单》，由总经理同意后，由行政部统一购买。
（3）办公设备的采购申请：由IT部门根据公司办公设备实际使用情况结合市场价格行情，安排提前采购计划并填写《采购申请单》；各部门急需采购的，由部门填写便协单经总经理签字同意后，交IT部门紧急采购，采购金额5000元以内的，由总经理签字，超过5000元的还需要董事长签字。
（4）部门专用物品采购申请：由各部门用便协单填写采购需求，经部门主管、总经理签字后，提交给行政部落实采购。
（5）过节礼品：由行政部统一安排采购，采购金额在500元以内，由行政主管签字；超过500元的，还需总经理签字；超过5000元的，需董事长签字。
（二）以下物品请购时注意事项
（1）名片和需要定制设计的文件
① 名片数量即人数*盒数/人，每盒100张，2盒起印。
② 申请人负责收集整理本部门需要印制名片人员相关信息，统一提交平面设计负责人处，设计稿确认无误后由行政下单 ，需提前一周提交。
③ 定制设计的文件申请人需确认无误后，技术部平面设计负责人处以源文件和图片格式发行政文员下单制作。
（2）网站宣传册：须标明封面、封底、内页使用多少克纸以及其他特殊要求，如封 面是否加膜。
（3）展会写真喷绘：标明使用材料
（4）送客户和促销礼品的采购，申请人填写协携单，注明采购目的、预算金额、礼品数量、发送对象；申请单经过部门主管、或服务组，分管领导审批。审批通过后需提供客户的收货地址，联系方式给行政文员统一安排。若客户自选礼品需跟行政确认礼品的价格和类别（部分物品不可选）。
4.3.2 采购实施
所有物品第一次采购均需执行“货比三家”原则：行政部需收集至少3家供应商的报价（含产品规格、交货期、售后服务），填写《询价对比表》，优先选择“质量达标、价格合理、服务优质”的供应商。
（一）办公用品采购
（1）办公用品通常是通过电商平台（1688、天猫、京东）进行采购，利用电商平台活动优惠期间，日常要用的物品可以加大采购量，比如预计未来半年或一年的需求量一次性采购。
（2）由采购专员负责筛选适合的物品和商店，筛选三家及以上交由行政部主管选定，然后实施采购。
（二）办公家具、过节礼品采购
（1）大批量的家具采购，要考虑售后服务保障，需寻找杭州本地供应商，同类产品由行政专员负责筛选5家以上供应商，再由行政主管初选3家，整理好产品、价格、售后服务等资料，报公司总经理一起商定。
（2）零星办公家具的采购，可以本地线下采购，也可以通过电商平台采购。由采购专员负责筛选5家以上供应商，再由行政主管进一步筛选至少3家，整理好对比资料后，由行政部主管与采购需求部门主管协商确定。超过预算的，还需报总经理批准。
（三）计算机数码设备、家电设备及周边产品采购
（1）由IT部门工程师实施采购，
（四）部门专用物品采购（计算机数码设备、家电设备及周边产品除外）
（1）各部门根据预算，经各级领导签字审批后向行政部提交便协单（有源设计稿情况下，如需另外设计请申请人自行提前联系技术部平面设计负责人），便协单上写明采购数量、规格大小、截止时间、用途等。
（2）行政部采购专员寻找合适的供货商至少3家，整理好产品价格、性能、售后等资料（有些产品还需提供样品或设计稿），然后反馈给需求部门筛选，需求部门选定后，由行政部负责与供货商签订定购合同并付款，如预付部分金额（大于500元）须提前1天向出纳提出口头申请。
4.3.3 采购及验收入库
（1）行政部应根据《采购申请单》上的用品明细、规格以及数量购买。办公用品购买后入库时，应以《采购申请单》和购买清单为依据进行验收，并填写《办公用品入库登记表》。
（2）货物送达后，行政部需联合需求部门进行验收：
① 数量核对：清点物品数量是否与合同/需求表一致；
② 质量检查：检查物品外观（如纸张无破损、硒鼓无漏粉）、功能（如测试硒鼓打印效果）、资质（如家具需提供环保检测报告）；
③ 异常处理：若发现数量短缺、质量不符或规格错误，需立即联系供应商退换或补货。
（3）验收合格后，行政部需在1个工作日内登记《办公用品库存台账》，内容包括：物品名称、规格、数量、入库时间、供应商、经办人。台账需实时更新，确保“账物一致”
4.3.4 办公用品的报销
（1）采购物资时，行政专员必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政专员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
（2）物资采购完毕，在7个工作日内填写费用《报销单》，经行政部主管、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
4.3.5 出差期间零星采购需要报销规定
（1）出差中如需当地采购，指定1人，不可多人采购，如出现多人采购，行政与财务不与认可；
（2）多样采购累计不超过500元，可直接去财务报销；
（3）多样采购累计超过500元的，需要将采购的类别提前告知行政，由行政统一安排；
（4）在多样采购的过程中，单项物品金额超过300元，需先告知行政，由行政审核允许后，方可在当地购买；
（5）除第二项外，其他采购报销要通过行政审核签字；
4.3.6 办公用品及部门用品的保管
（1）个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自己购买。
（2）备用办公用品由综合部统一管理，由专人负责保管，并实行定期盘存制。盘存频率为每季度一次，综合部将于每季度末进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必须查找原因及问题环节，并将盘查的库存数量，结合各部门上报的计划用量，做出采购申请单计划递审。
（3）办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。宣传册、环保袋、礼品等需分类存储、标识管理，保持仓库环境整洁、通风、安全。
（4）服装需定期检查完好状态，组织统一清洗。
4.4 物品领用管理
（设备领用参考“第三章-设备管理制度”）
4.4.1 总则
第一条 目的
为规范公司办公用品、仓库物资、服装领用，办公设备领用管理，合理管控公司资产，减少资源浪费，明确各环节责任，保障公司日常运营有序开展，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司全体员工，覆盖办公用品领用、仓库用品申领、公司服装领用、数码设备（如笔记本、数码相机、麦克风等）借用及打印室（含打印、复印）使用的全流程管理。各部门需严格遵照执行。
第三条 管理职责
（一）行政部职责
（1）办公用品管理：制定办公用品采购计划，根据各部门需求及库存情况，定期采购质优价廉的办公用品，负责办公用品的入库，确保库存清晰、物资完好。做好办公用品领用登记，负责日常领用登记、发放。
（2）仓库用品管理：负责仓库用品（如宣传册、环保袋、礼品等）的分类存储、标识管理，保持仓库环境整洁、通风、安全。审核仓库用品领用申请，做好登记、发放，监督领用物资的合理使用。
（3）公司服装管理：负责公司服装的采购、编号，记录服装款式、尺码、数量、领用情况；定期检查服装完好状态，组织统一清洗；监督服装使用、归还及完好情况，处理服装损坏、丢失的赔偿事宜。
（4）数码设备管理：负责数码设备的采购、登记、编号；制定数码设备日常维护、保养计划，定期进行设备检修，确保设备正常运行；负责数码设备的借用登记、回收检查，监督借用人的使用与保管情况，追究违规使用或损坏的责任。
（5）打印室管理：负责打印室设备（打印机、复印机、扫描仪等）的日常维护、耗材补充（如硒鼓、纸张等），确保设备正常运行。制定打印室使用规范，监督使用行为，控制耗材消耗处理。打印室设备故障，协调维修，保障办公需求。
（二）各部门职责
各部门负责人指定专人作为部门物资联络人，负责本部门物资集中申领、分发及登记，公司服装领用、数码设备借用协调与归还提醒。督促员工按需领用、规范使用物资设备及服装，节约资源，妥善保管借用物品。及时向行政部反馈物资短缺、设备故障、服装破损或使用过程中的异常情况。
（三）员工个人职责
（1）严格按照本制度规定申领、领用办公用品及仓库用品，按需取用，杜绝浪费，不私自挪用、占用公司物资。
（2）借用数码设备时，需填写设备借用登记表，明确保管责任，规范使用设备，按时归还；因个人原因导致设备损坏、丢失的，承担相应赔偿责任。
4.4.2 公司物资领用管理
第四条 办公用品领用管理
（一）领用流程
员工如需领用办公用品，可直接前往行政部办理领取手续，领取时必须在《办公用品领用登记表》上准确填写领用人员、领用物品名称、数量、领用日期等信息，确保领用记录可追溯。
（二）领用原则
实行 “按需领用、适量领取” 原则，员工需结合实际工作需求申领办公用品，杜绝铺张浪费。行政部需定期对办公用品库存及领用情况进行盘点统计，合理管控库存。
第五条 仓库物资领用管理
（一）常规领用流程
员工需领用仓库物资时，需提前通过 QQ 向行政部报备领用物资的具体名称、规格、数量等信息，经行政部确认后，由行政人员带领至仓库办理领取手续。
（二）特殊情况处理
若因展会等特殊工作场景，无法提前准确报备物资数量的，需在展会结束后1周内，向行政部补充报备实际领用物资的详细信息，便于行政人员及时在 ERP 系统中完成出库登记，确保物资台账清晰准确。
第六条 公司服装借用管理
（一）领用流程
部门因参加展会等工作需要借用公司服装的，相关人员需提前 1-2 个工作日前往行政部进行试穿，确认服装尺码合适后，办理领用登记手续，填写《服装借用登记表》，明确借用期限、借用人员等信息。
（二）归还及清洗要求
服装使用完毕后，需在活动结束后1个工作日内归还至行政部。行政部收到归还服装后，统一送至专业洗衣店进行清洗，清洗产生的费用由借用部门承担，行政部需留存清洗费用凭证，做好费用台账管理。
第七条 数码设备借用管理
（一）外部借用流程
员工因工作需要外借公司数码设备的，需提前在ERP系统中提交设备借用，详细填写借用设备名称、型号、借用起止时间等信息，经系统审批通过后方可领用。领取设备时，需到行政部办理登记手续，填写设备借用登记表。
（二）超时借用处理
若因工作需要需延长设备借用时间的，需在原借用期限到期前 1 个工作日，主动与行政部沟通申请，经行政部确认无其他部门使用需求并同意后，方可办理超时借用手续，避免影响其他部门的正常使用。
（三）取消借用处理
若提交设备借用申请后，因工作安排调整无需借用设备的，需在设备领取前及时告知行政部，行政部将及时在 ERP 系统中撤销借用申请，保障设备资源可被其他有需求的部门正常调用。
（四）内部使用领用
公司内部办公场景需使用数码设备的，员工可直接前往行政部办理登记领取手续，填写设备借用登记表即可，无需走ERP系统申请流程。如果遇到节假日需要借用公司电脑设备带回家工作的，需向行政部门提交工作便携单，由上级主管及运营总监签字同意后，方可至行政部门领取设备。
（五）设备使用及赔偿
所有借用的数码设备，使用人需妥善保管、小心爱护，严格按照设备操作规范使用。若发生设备损坏、丢失等情况，将按照《公司资产赔偿管理制度》相关规定，追究责任人相应责任，由责任人承担维修或赔偿费用。
第八条 客户礼品领用
（一）领用流程
销售岗位员工因业务需求需从仓库领取礼品赠予客户时，需提前填写《工作便携单》，明确礼品的种类、数量、拟赠予客户信息等内容，经上级主管签字审批后，将单据提交至行政部。行政部凭审批通过的单据完成ERP系统出库操作后，将礼品转交至对应销售员工。
（二）结算原则
（1）公司集中采购的过年过节礼品，以及针对客户单独购买的特定礼品，从销售业绩进行扣费。
（2）日常公司、网站礼品（如：笔记本、雨伞、电话费等）由于结算过程比较繁琐，需要花费大量时间录入且效率不高，就不再从销售额中扣费，按公司承担80%，送礼人员承担20%，送礼人员承担费用直接在发放工资中扣除；[参展期间发放的礼品由网站承担，参展结束后剩余礼品须入库，平时用于赠送，也须按20%由送礼人承担]
（3）礼品价格扣除部分由行政部统一核算好后报至财务部进行录入；
（4）因业务需要回馈客户京东卡，需扣10%税点。
第九条 离职人员办公用品归还
离职、调出人员在办理离职、交接手续时，应将所用的办公用品交接归还，如有缺失的照价赔偿，否则不予办理手续。
5.1.1 总则
1. 为规范公司资产财物使用行为，保护公司财产安全和各方面权益，特制定本制度。
2. 本制度所指的“公司资产财务”包括各类计算机数码设备、软件、办公设施、办公家具、办公用品、水电设备、公司文件资料、程序代码、著作权专利、现金和其它法律范畴内所应当归属于公司的各类财产。
3. 本制度适用于公司所有员工，目的是为了明确员工在工作中因自身原因造成公司损失时的赔偿标准和程序，以维护公司正常经营秩序。
5.1.2 赔偿责任
（一）员工在工作中因以下原因给公司造成的损失，应承担赔偿责任：
1. 明显违反操作规范，导致公司资产财物损坏、损失的；
2. 未经允许或授权，擅自拆装、挪用设备器材、软硬件设施造成公司资产财物损失的；
3. 因责任事故引起水、电、火灾害、造成公司资产财物损失者；
4. 员工因玩忽职守，给公司带来资产财物损失的；
5. 因个人原因故意破坏公司设备、设施或其它财物的；
6. 公司财物损坏、损失隐瞒不报的，按故意损坏赔偿及处罚；
7. 工作上疏忽大意，给公司带来资产财物损失的；
8. 虽未明确规定但明显违反基本常识的行为造成公司资产财物损失的；
9. 难以确定责任人的，由资产财物最终使用部门承担赔偿责任。
（二）当出现以下所列情形任意一种或多种时，责任人无需承担赔偿责任：
1. 因设备、设施、工具等物品质量问题，在正常操作下出现故障或损坏的（如因此产生责任认定分歧，可申请外协鉴定）；
2. 因设备、设施、工具等物品长时间使用自然损耗老化，正常使用下出现故障或损坏的；
3. 为应急抢险（如扑救火灾）动用消防设备、设施或工具造成意外损坏者；
4. 因不可抗力（自然灾害、抢劫等）造成为保护生命和人体安全而必须放弃对公司资产财物的保护所形成损失者；
5. 其它存在特殊情况的，可请示公司总经理、董事长后另行处理。
5.1.3 财物定损
1. 现金和有价证劵损失按面值定损；
2. 软件、公司资料、品牌形象等，按有相应资质的机构估值定损；
3. 设施、物品能够修复的，按修复费用定损；无法修复的，按物品当前二手市场价格定损。
4. 物品既无法修复，又无二手市场价格可参考的，按下列方案定损：
① 计算机数码设备、家电设备：重置该物品的全部费用*10%+重置该物品全部费用*（90%-15%*原物品使用年份）【原物品使用年份超过6年的按6年计】
② 办公家具、办公设施：重置该物品的全部费用*20%+重置该物品全部费用*（80%-10%*原物品使用年份）【原物品使用年份超过8年的按8年计】
5. 设备附件（如电池、存储卡、读卡器、光驱、耳麦、键盘、鼠标等）、办公用品等价值不超过500元的物品，不进行折旧，按购买时原价或重购价格定损。
6. 因员工自身原因给客户造成损失的，赔偿客户的款项或服务退款即为造成损失的金额。举例：收了客户1万元拍摄会议服务的款项，结果因摄像人员原因把拍摄资料给损坏或遗失了，导致市场部退还1万元服务款项，则定损金额为1万元。
7. 因员工违法或侵权行为导致公司被行政罚款或司法调解、判决产生赔付的，按罚款金额或赔付金额定损。
5.1.4 赔偿标准
根据造成资产财物损失的原因不同，责任人、责任部门主管、部门承担不同赔偿金额。下列所指的赔偿金额是指“5.1.3财物定损”中的定损金额。
|
损坏遗失原因 |
主要责任人 |
责任部门主管 |
次要责任人 |
部门（经费） |
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玩忽职守、违规操作 |
按50%赔偿 |
按20%赔偿 |
按25%赔偿 |
-- |
|
个人故意 |
全额赔偿 |
-- |
-- |
-- |
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疏忽大意 |
25%赔偿 |
10%赔偿 |
12.5%赔偿 |
个人按比例赔偿超过最高金额部分 |
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说明：1、如果没有次要责任人的，则无次要责任人赔偿；2、如有多个次要责任人的，则由多个次要责任人均摊‘次要责任人’赔偿部分。3、携带设备器材出差，如果器材负责人与器材损坏或遗失人非同一个人时，器材损坏遗失人为‘主要责任人’，器材负责人为‘次要责任人’。 |
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5.1.5 赔偿流程
1. 发生损失事件后，相关部门应及时上报公司领导或行政部门；
2. 行政部门负责对损失事件进行调查，核实损失原因、损失金额及相应责任人；
3. 根据调查结果，由行政部主管和责任部门主管初步协商赔偿方案，并报共同的上级主管，确定最终赔偿方案并通知责任人；
4. 由行政部填写便协单，写明损失物品、原因、责任人以及各方应承担的赔偿金额，由责任人、责任部门主管、行政部主管签字，并报总经理签字后交财务部执行扣款。
5.1.6 其他规定
1. 损坏、遗失公司资产财物的员工，除了承担本制度规定的赔偿责任，还要按公司《员工守则》第六章相关规定处罚。
2. 本制度由公司行政部负责解释和修订，如有未尽事宜，后续由行政部根据实际情况补充完善，补充条款与本制度具有同等效力。
3. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
（一）本制度由公司行政部负责修订与解释，各部门员工需严格遵照执行，如有异议，可向行政部反馈意见，最终解释权归公司行政部所有。
（二）本制度未尽事宜，后续由行政部根据实际情况补充完善，补充条款与本制度具有同等效力。
（三）行政部按本制度监督员工日常行为，若发现员工违反本制度的，记录并按下列处理：
（1）员工违规行为在《员工守则》第六章有相关规定的，则由行政部直接按规定处罚，处罚内容为扣罚绩效工资的，由行政专员于每月初前3个工作日，将处罚结果录入ERP公布。处罚为口头警告、书面警告、记过的，由行政主管会同人事主管报公司总经理商讨后决定。
（2）《员工守则》第六章没有规定处罚内容的，由行政部将该员工违规行为于每月初第一个工作日，发送给各部门主管和人事部。各部门主管对本部门员工违规行为进行核对确认后，在该员工月度考核表中进行考评。人事部负责对员工违规行为在月度考核中有无体现进行监督。
（四）本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
